Wat wij uit je rekening halen

Uit elke doorgestuurde mail zoeken we vier dingen: het bedrag, de vervaldatum, de naam van de afzender en het rekeningnummer met eventueel een betalingskenmerk. Meer niet.

In welke volgorde we kijken

1. 1
   UBL-bijlageSteeds meer facturen hebben een e-factuurbijlage in UBL-formaat. Daar staan bedrag en datum in vaste velden. Zit die erbij, dan is dat de bron en klopt het vrijwel altijd.
2. 2
   Uitsluiten wat geen factuur isReclame, nieuwsbrieven, betaalbevestigingen en herinneringen van jezelf vallen hier af. Wat wordt uitgesloten komt niet in je agenda en levert ook geen terugvraag op.
3. 3
   Vaste regels op de tekstWij zoeken het bedrag achter een totaal-label en de datum achter een vervaldatum-label. Dus achter woorden als totaal, te betalen, vervaldatum of voor. Het doet elke dag hetzelfde en het verzint niets.
4. 4
   ControleEen bedrag dat nergens op slaat of een datum in het verleden wordt niet overgenomen. Liever geen datum dan een verkeerde datum, want een verkeerde datum vertrouw je wel.

Wat goed gaat

• Facturen met een UBL- of e-factuurbijlage.
• Nederlandse facturen met het totaalbedrag en de vervaldatum in de tekst van de mail.
• PDF-facturen waar de tekst echt tekst is, dus geen scan.
• Betaalverzoeken en aanmaningen waar bedrag en datum in staan.

Wat niet lukt

• Foto's en scans. Daar staat geen tekst in, en de software die daar tekst van maakt zou je post moeten bekijken.
• Mails die alleen naar een portaal linken. Wat achter een inlog zit, kunnen wij niet ophalen.
• Termijnbedragen zonder datum, zoals sommige achteraf-betaaldiensten sturen.
• Facturen in een taal of opmaak die de regels niet kennen. Dan krijg je een terugvraag.

Er gaat nooit iets naar een AI-dienst

Dat is niet alleen een belofte over hoe netjes wij zijn. Er draait bij elke release een controle die de code afspeurt op aanroepen naar externe AI- of OCR-diensten. Vindt hij er een, dan gaat die release niet door.